中小企業・個人事業主のマイナンバー制度対応

公開日: : 最終更新日:2015/07/13 年金・保険

2016年1月から、マイナンバー制度の利用がはじまります。マイナンバーが国民に通知される10月まであと3か月をきりました。ある程度の規模の会社は、システムの変更や規程の作成、セキュリティの強化等対応に追われているかと思いますが、個人事業主や従業員が多くはない小規模な会社でも新たに対応しなければならないことがあります。今回は、中小企業・個人事業主のマイナンバー制度対応について、簡単にご説明します。

マイナンバーとは、日本在住の全ての人に割り当てられる社会保障と税の共通番号(12桁)です。来年より、社会保障・税・災害対策の3分野に限り、国や自治体・健康保険組合等が個人情報管理を開始し、納税や社会保険料徴収等を「適正化」します。経営者にとっては、源泉徴収票等会社が作成する書類に従業員のマイナンバーの記載が義務付けられ、個人情報であるマイナンバーの管理が必要となるため、今から適切な対策を始める必要があります。なお、個人だけではなく会社登記をした全ての企業にも13桁の法人番号が割り振られますが、法人番号は登記上の所在地に通知後、国税庁の法人番号公表サイトで公表される予定です。

それでは、具体的にはどのような対応が必要なのか、簡単にご説明しましょう。

① マイナンバー記載が必要な書類およびマイナンバー収集対象者の確認

2016年以降は、順次、税務関連の書類や健康保険、雇用保険、年金等社会保険関連の書類にマイナンバーの記載が必要になります。たとえば、源泉徴収票に関しては、年末調整時の記載は制度開始の1年後からですが、2016年1月以降の中途退職者の源泉徴収票には直ちに記載する必要があります。雇用保険は2016年1月から、健康保険と厚生年金保険も2017年1月からマイナンバーの記載が必要になります。

具体的には、下記のとおり厚生労働省や国税庁が様式の変更点を公表しています。

http://www.nta.go.jp/mynumberinfo/pdf/mynumber_modification.pdf

http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000063273.html

顧問税理士や社労士がいる方は、実際の書類の作成は委託しているかと思いますが、マイナンバー収集対象者の確認や収集方法について、早めに相談して不安をなくしておきましょう。具体的な収集対象者は、従業員等(役員・パートアルバイト含む)とその扶養家族、税理士等外部の報酬支払先、不動産の使用料金の支払先等になります。

 

② 従業員等からマイナンバーの収集

実際には、今年の年末調整時に従業員に配る「平成28年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」に従業員およびその扶養親族の個人番号を記入する欄が新設されるため、この申告書の提出により従業員等の個人番号を収集することになります。ただし、来年以降の従業員の採用時には、雇用手続の1つとしてマイナンバー確認を開始することになるでしょう。また、来年の中途退職者に関しても、マイナンバーの収集が必要になります。

マイナンバー収集時には利用目的を明示し、本人確認をする必要があります。説明した利用目的以外にはマイナンバーを利用することができず、目的の追加も本人への通知なしには行えないため注意しましょう。利用目的の明示は、広報等で知らせることも認められおり、就業規則に収集の事項を追加して、収集の手続きとその目的を掲載しておくのが効率的な方法の1つといえます。また、マイナンバーに関する公的な説明書類が多く公表されているので、それらを上手に活用することで従業員に周知しましょう。なお、マイナンバーの通知は住民票記載の住所に届くため、住民票と現住所が異なる従業員に対しての注意喚起を事前に行っておきましょう。

また、マイナンバーの収集方法についても、マイナンバーの通知カードのコピーを提出するのか、本人確認書類も添付してもらうのか、会社所定の様式を作成するのか、収集時にマイナンバーの利用目的や会社の管理方針を記載した誓約書を交付するのか、扶養家族のマイナンバーはいつどのように収集するのか等、事前に検討しておく必要があります。

③ マイナンバーの管理

マイナンバーは重要な個人情報のため、適切な管理体制が必要になります。番号を流出した場合、最高で懲役4年または罰金200万円もしくはその両方の刑事罰を科されかねず、個人情報保護法よりも重い罰則になっています。小規模な会社や個人事業主の場合にも、マイナンバーを管理するエクセル等には必ずパスワードを設定したり、マイナンバー関連資料にアクセスできる責任者を限定する等、それぞれの会社の現状にあわせて必要なセキュリティ管理を検討しましょう。

今回はマイナンバー制度の対応について簡単にご説明しました。会社もそうですが、個人個人でもマイナンバーの管理が必要な時代になりますね。個人番号カードを財布に入れたまま財布をなくすというようなことがないように、しっかり注意したいと思います。

 

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