契約書の電子化で業務効率アップ

公開日: : 業務効率化

企業間の取引には様々な契約書が作成され、各種契約書には一定期間保存の義務があります。契約に係る煩雑な事務作業をなんとか効率化できないかとお悩みの方に、今回は、近年普及しつつある契約書の電子化「電子契約」をご紹介します。

電子契約とは、押印された紙文書の交換による企業間の様々な契約を、電子署名の付加された電子文書のネット上の交換で代替することを言います。電子契約の安全性や安定性を担保する法的環境と技術基盤が急速に整備されていることもあり、電子契約に切り替える企業が増えてきています。

とはいえ、電子契約が紙契約と同じ証明力を持つのか不安に思う方もいるかと思います。電子契約を行う場合、契約書には電子署名に加えて一般財団法人日本データ通信協会から認定を受けた事業者が提供するタイムスタンプを付与することで、タイムスタンプの時刻にその文書が存在していることと、タイムスタンプの時刻以降その文書が改ざんされていないことが証明されます。

電子署名には、その文書が本人により作成され、署名時点以後その文書が改ざんされていないことを証明する機能がありますが、ここでいう「署名時点」の時刻は、署名を付与したPC等の端末の時刻をさすため、端末の設定を変更することで改ざんが可能です。そこで、電子署名にタイムスタンプによる間違いのない時刻での存在証明を組み合わせることで、電子契約で利用する電子契約書に必要3要件(だれが、いつ、何を)を証明します。

電子契約のメリットとデメリットは以下のとおりです。

電子契約のメリット

①印紙税の削減

印紙税は、契約書や領収書等、印紙税額一覧表に掲げる20種類の課税文書に対する税金です。文書作成者が、印紙税額一覧表に定められた金額の収入印紙を文書には貼り付け、消印して納付しますが、電子契約の場合は不要になります。

②ペーパーレス化による業務効率向上

人件費や封筒代、配送費等の経費削減ができます。たとえば、紙ベースで注文書・注文請書のやりとりを行う場合、取引先は注文書のデータの販売システム入力、注文書保管、請書作成、押印、印紙貼付、返送、コピー、7年間保管等手作業が必要になります。また、手作業にともなうミスを防止するためのチェック体制が必要ですが、電子署名はPC上で実施するため、様々な自動化が可能になります。

③コンプライアンス強化

誰かが無断で電子署名をした場合、いつどのパソコンで実施されたかが自動記録されるため、責任の所在が明確になります。なお、電子ファイルの契約書に適切な電子署名が付与されているかぎり、紙の契約書の押印と同様の法的効力をもち、裁判の証拠になります。

 

電子契約のデメリット

①取引先にも電子契約ができる環境整備が必要

取引先の理解を得て、システムを導入してもらう必要があります。業務フローの変更が必要になり、電子契約利用量負担も発生するため、メリットがデメリットを上回る場合に、十分な説明により納得してもらいましょう。電子契約サービス会社によっては、一旦利用料の全額をメインで導入している企業が負担し、取引先への課金は導入企業が金額を含め自由に行うことができる仕組みが利用できます。

②電子証明書の取得に時間がかかる

申込み後発行までに約1週間、その後本人限定郵便として厳重に取り扱われるため、新規の取引先の場合、契約のスピードが遅れてしまう場合があります。

 

さて、それでは、税務調査が来た場合には電子契約で対応できるのでしょうか。紙の契約書の保存に変えて、電子契約書の保存に関しては、以下のような管理が必要と考えられます。

保存対象:各税法に保存規定のある、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類

保存場所:データセンター所在地(納税地、事業所在地にPC、ディスプレイ、プリンタがあり、ネットワーク経由でアクセスできる状況)

保存期間:各税法に定められた保存期間(法人税法では7年)

その他、① 電子署名およびタイムスタンプ、または、正当な理由のない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程の制定及び規定に沿った運用をすること、②操作説明書、システム概要書等を備え付けること、③文書書名称、金額、日付、相手先などによる検索、アンド検索、範囲検索ができる状態にすることを満たす必要がありますが、紙の保存と比べると十分対応できるかと思います。

最後に、電子契約サービスを提供している会社をいくつかご紹介しておきますので、ご興味のある方は御覧くださいね。

CECトラスト電子契約サービス

http://www.construction-ec.com/cectrust/index.html

九電ビジネスソリューションズ

http://www.qdenbs.com/service/service01.html

e-Pru

http://www.e-pru.com/

 

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